Odbor interního auditu a kontroly – Ostrava

V předchozím funkčním období vydala RMOb usnesení 94/2211, ve kterém vzala na vědomí Zprávu o výsledku hodnocení přiměřenosti a účinnosti systému finanční kontroly městského obvodu v roce 2014 ze dne 12.9.2014. Na emailovou adresu redakce nám bylo zasláno shrnutí této předložené zprávy, které bychom chtěli touto formou zveřejnit.

94/2211.) Rada městského obvodu Hrabová

bere na vědomí

předloženou Zprávu o výsledku hodnocení přiměřenosti a účinnosti systému finanční kontroly městského obvodu v roce 2014 ze dne 12.9.2014, zpracovanou odborem interního auditu a kontroly Magistrátu města Ostravy

a ukládá

vedoucí odboru financí a správy majetku přijmout opatření k nápravě zjištěných chyb a nedostatků.

z.: J. Ziobrová
t.: do 30.9.2014

Zpráva o výsledku hodnocení přiměřenosti a účinnosti systému finanční kontroly

Shrnutí

V průběhu kontroly, provedené výběrovým způsobem za kontrolované období 7/2013 – 7/2014, se zaměřením na hospodaření s majetkem, způsob vynakládání finančních prostředků, dodržování právních předpisů a vedení účetnictví, byly zjištěny následující nedostatky:

V oblasti inventarizace a evidence majetku:

• inventarizační dokumentace neobsahovala podstatné náležitosti, údaje a podpisové záznamy dle zákona o účetnictví a vyhlášky o inventarizaci,
• inventarizace některých účtů jevila znaky pouze formálního provedení, inventurní soupisy nebyly doloženy průkazným způsobem a některé skutečnosti nebyly dostatečně posouzeny,
• při zařazování nově pořízeného majetku nebyl v mnohých případech dodržen okamžik uskutečnění účetního případu, některý majetek byl zaúčtován duplicitně nebo chybně oceněn,
• majetkové karty neobsahovaly dostatečné údaje k jednoznačné identifikaci majetku,
• evidence pozemků byla zkreslená, když obsahovala duplicitně vedené pozemky, neexistující pozemky, pozemky, které již nebyly ve vlastnictví MOb, pozemky v chybných výměrách a. nedostatečné údaje o pozemcích zatížených věcným břemenem,
• MOb aktivně nevyužíval veškeré legislativní nástroje při vymáhání pohledávek.

V oblasti účetnictví:

• byla konstatována značná chybovost a nestandardní způsob prováděni některých účetních operací, mnohé nebyly doloženy průkaznými záznamy, většina účetních dokladů neobsahovala podpisový záznam,
• průkazným a srozumitelným způsobem nebylo vedeno účetnictví hospodářské činnosti,
• o některých prováděných změnách a úpravách v majetkové evidenci nebylo účtováno,
• při zaúčtováni dlouhodobého hmotného majetku nebyly dodržovány limity pro zařazování na příslušný majetkový účet,
• byl chybně účtován odpis pohledávek, některé dodavatelské faktury neobsahovaly odkaz na objednávku nebo smlouvu, uváděly nesprávné označení MOb,
• některé dodací listy nebyly podepsány zaměstnancem MOb.

V oblasti pokladních operací:

• v interním předpisu nebyl upraven způsob, vedení, kontrola, okruh oprávněných osob a schvalování pokladních operací v pokladně bytového hospodářství a pokladně depozitní,
• MOb nedodržoval ustanovení interní směrnice při příjmu hotovosti na stvrzenky jednotlivými odbory,
• hotovostní výdaje při nákupu drobného majetku byly uskutečňovány bez předchozího schválení limitovaného příslibu anebo předchozího poskytnutí hotovostní provozní zálohy,

V oblasti objednávek:

• objednávky neobsahovaly podpis správce rozpočtu, nebyla tak provedena předběžná řídící kontrola,
• evidence objednávek nebyla vedena v souladu s interní směrnici, když elektronické objednávky nebyly evidovány a jejich schváleni starostou nebylo doloženo,
• u objednávek nebyly přiloženy cenové nabídky.

V oblasti VZ:

• v pověření doloženém uchazečem v dokumentaci cenové nabídky byl uveden člen představenstva zplnomocněný k jednání za uchazeče. K datu podání nabídky byl tento člen představenstva dle výpisu z OR vymazán.

V oblasti smluvních vztahů:

• nedoložení písemného záznamu o provedení předběžné řídící kontroly před vznikem závazku u uzavíraných smluvních vztahů,
• v několika případech nerespektování vlastního rozhodnutí RMOb při stanovení výše nájemného na nájem pozemků pod garážemi u nově uzavíraných nájemních smluv.
• rozhodnutí o uzavření smlouvy o právu stavby ve smyslu § 1240 a následujícího zákona č. 89/2012 Sb. k tomu nepříslušným orgánem MOb,
• v několika případech nerozhodla RMOb o záměrech pronájmů nebytových prostor a nedošlo ke zveřejnění na úřední desce.

Dle ustanovení odst. 2) článku 11 Statutu projedná výsledek této kontroly rada městského obvodu na své nejbližší schůzi a přijme opatření k odstranění zjištěných nedostatků, nejpozději však do 30 dnů ode dne převzetí zprávy o výsledku hodnocení přiměřenosti a účinnosti systému finanční kontroly. Odboru interního auditu a kontroly MMO zašle starosta městského obvodu nejpozději do 14 dnů od projednáni výsledků kontroly radou městského obvodu písemné vyjádření, případně opatření k odstranění nedostatků, včetně usnesení rady městského obvodu.

V Ostravě dne 12.9.2014